Hay pocas cosas que unan tanto a una empresa como una reunión.

No importa el sector, el tamaño o la facturación.

Si preguntas a cualquier profesional cuál es el mayor ladrón de productividad, rara vez señalará a la competencia. Mirará el calendario.

Porque hay reuniones que generan ideas. Y luego están … las otras.

Las que podrían haberse resumido en un correo de cuatro líneas, una llamada de cinco minutos o, en casos extremos, un poco de sentido común.

🎭 Las especies más comunes

🕰️ La reunión eterna

Empieza a las diez.

La convocatoria dice que terminará a las once.

A las doce y cuarto alguien pregunta:

— ¿Nos queda mucho?

Y el organizador responde la frase más inquietante del mundo empresarial:

— Vamos bien de tiempo.

No, guapi, no vamos bien de tiempo. Llevamos una hora hablando del orden del día.

📧 La reunión que pudo ser un email

Su duración: una hora.

Su contenido real:

«Buenos días.»
«Os convocaba para informaros de esto.»
«¿Alguna duda?»
«Perfecto.»

Tiempo efectivo de información: tres minutos.

Tiempo perdido: cincuenta y siete.

Eso sí, el café estaba bueno.

🔄 La reunión de la reunión

Eso sí es una puñetera obra maestra de la ingeniería organizativa.

Primero, hacemos una reunión para preparar la reunión. Después otra para revisar lo hablado, y otra para confirmar que lo tenemos todos claro. Y finalmente una cuarta para decidir cuándo celebraremos la reunión refinitiva.

Sí, amigos, sí, hay gente que necesita amor y compañía, y en lugar de adoptar un perro o comprarse un ficus, convoca reuniones para no estar solitos.

Después de varis reuniones, totalmente absurdas e innecesarias. La decisión seguirá pendiente, pero el calendario estará más bonito que un San Luis.

👥 Los personajes imprescindibles

Como toda buena obra de teatro, las reuniones tienen un reparto bastante estable.

🎙️ El conferenciante

No responde preguntas. Las adopta.

Cualquier intervención de treinta segundos termina convertida en una charla TED de quince minutos.

Si le preguntas la hora……te da una charla inspiracionales, explicándote la historia del reloj.

Encantadores para un video tutorial, pero no para una reunión productiva

⏳ El del «solo una cosa rápida»

Todos sabemos quién es. Pronuncia la frase:

— Solo una cosa rápida…

Y automáticamente todos miran el reloj.

Porque esa «cosa rápida» suele durar más que la reunión entera.

De hecho, la humanidad todavía no ha conseguido medir con precisión cuánto dura un «solo una cosita rápida«.

📱 El ausente presente

Esto es aplicable a vídeo reuniones. Está conectado. Su cámara está apagada. Su micrófono también.

Cuando le preguntan su opinión responde:

— Perdón… ¿podéis repetir la pregunta?

Lleva cuarenta minutos respondiendo correos.

Pero figura como asistente.

A ver, compis, … esto lo hemos hecho todos. Que la vida no da para tanta vídeo reunión…

🤔 El filósofo estratégico

Convierte cualquier decisión sencilla en un debate existencial.

Lo que iba a ser elegir entre la opción A y la B acaba derivando en una reflexión sobre la visión, la misión y el propósito de la organización. Al final se pospone la decisión.

Por aburrimiento, para que se calle, pero sobre todo por prudencia.

No sea que la liemos gorda y decidir entre A o B, genere un desequilibrio en el universo.

📝 El que toma notas

Es el único que parece trabajar.

Escribe sin descanso.

Nadie sabe qué coño apunta, porque en la siguiente reunión habrá que volver a hablar exactamente de lo mismo. En fin.

Confieso que soy de las que toma notas. Pero sí sé lo que apunto… que luego se me olvida lo que hemos hablado, jajajaja. Y de paso me ayuda a no dormirme en algunas ocasiones…

📊 La gran paradoja

Las empresas invierten millones en herramientas para mejorar la productividad.

Automatizan y robotizan procesos.

Implantan inteligencia artificial.

Digitalizan documentos.

Y luego reúnen a doce personas durante noventa minutos para decidir algo que podía resolver una de ellas en cinco.

La tecnología avanza.

Las reuniones resisten.

💡 La reunión perfecta

Existe. Dicen algunos.

Empieza puntual.

Solo asisten quienes realmente aportan valor.

Hay un objetivo claro.

Cada persona habla cuando tiene algo útil que decir.

Se toman decisiones.

Y termina antes de la hora prevista.

También dicen que hay unicornios.

🍵 Conclusión

Las reuniones no son el problema.

El problema es confundir reunirse con trabajar.

Porque una agenda llena no significa una empresa productiva.

Solo significa que será muy difícil encontrar un hueco para hacer el trabajo del que luego hablaremos… en la siguiente reunión.

Y recuerda una sencilla regla de gestión:

Si una reunión termina exactamente igual que empezó, salvo porque todo el mundo tiene una hora menos, no has celebrado una reunión.

Has organizado un secuestro con invitación de Outlook.